Archivo de documentos

Cumplida cierta edad desde la conclusión de su trámite (cuyo límite varía según su tipología, pero que oscila entre los tres y los diez años), las unidades documentales de los respectivos archivos de oficina de los servicios municipales se remiten al archivo de gestión; de éste, y previa selección, se transfieren al intermedio y, posteriormente (también previa selección) al archivo histórico.

En cada transferencia al archivo se adjunta, por parte de la oficina remisora, la correspondiente Hoja de Remisión de Fondos, por triplicado.

Los documentos recibidos serán objeto de todas las operaciones precisas para su correcta descripción e instalación en el archivo. Tales tareas dan lugar a varios tipos de instrumentos de descripción:

• Inventario topográfico
• Catálogo documental
• Guías por series
• Guía general (en proceso de elaboración).

Las tareas de organización del Archivo Municipal han dado lugar al siguiente cuadro de clasificación (se recogen sólo las secciones) (a la derecha, las fechas extremas):

Cuadro de clasificación

Fondo Municipal:

0. GOBIERNO 1561-2005
1. ADMINISTRACIÓN 1691-2010
2. SERVICIOS 1504-2011
3. HACIENDA 1577-2004
4. EMPRESAS MUNICIPALES

Otros Fondos:

Fondo fotográfico de La Tribuna 1992-2004

Selección documental:

El expurgo es la operación por la que se seleccionan los documentos, a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información pasen a formar parte del patrimonio histórico documental.

Siguiendo las Tablas de Valoración aprobadas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos (CAVD) (que fija las directrices para la conservación y eliminación de documentos, establece los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos, aprueba los formularios normalizados para los estudios de identificación y valoración y crea grupos de trabajo para la identificación y la valoración documentales), el Archivo Municipal de Marbella ha procedido a la eliminación de la siguiente documentación, tras los estudios previos de valoración e identificación:

• Mandamientos de ingreso, desde 1953-1991, conservándose como muestra un mandamiento de ingreso por año y capítulo del presupuesto.
• Mandamientos de pago, desde 1953-1991, conservándose como muestra un mandamiento de ingreso por año y capítulo del presupuesto.
• Padrón e Impuesto de Circulación de Vehículos, desde 1987 hasta 2003, conservándose como muestra diez expedientes por año.
• Infracciones, aprehensiones y decomisos de la Policía Municipal, desde 1999 a 2003, conservándose como muestra diez expedientes por año.
• Expedientes de Plusvalía, desde 1968 a 1983, conservándose como muestra cinco documentos por año.

El acceso a la documentación se encuentra regulado por el Reglamento del Archivo Municipal de Marbella, publicado en el Boletín Oficial de la Provincias de Málaga, el 27 de abril 2001, actualmente en revisión, y que recogemos textualmente:

CAPÍTULO QUINTO: Del acceso y servicio de los documentos

Art. 10.- Consultas

1. Los ciudadanos tienen derecho a consultar libremente los documentos conservados en el Archivo Municipal.
2. Este derecho no tiene más limitación que la derivada de la naturaleza de los documentos, de su estado de conservación o de aquellos otros determinados por la legislación vigente.
3. Los documentos que contengan datos que puedan afectar a la seguridad, honor, intimidad e imagen de las personas sólo podrán ser consultados en los términos establecidos en las siguientes disposiciones: en el art. 57º.1 de la Ley de Patrimonio Histórico Español, en los arts. 26º y 27º de la Ley 3/1984 de 9 de enero, de Archivos de Andalucía; en el art. 37º de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en los artículos 83º al 94º del Decreto 97/2000 del Reglamento del sistema Andaluz de Archivos, y de cuantas disposiciones tengan que ver con la consulta en archivos públicos.
4. Los usuarios podrán consultar la documentación municipal del archivo en la sala de consulta, que es el lugar habilitado para ello, y deberán rellenar un impreso de pedido por cada unidad documental que se quiera estudiar o consultar.
5. Los investigadores y estudiosos que, por las características del trabajo que estén realizando, necesiten la misma documentación durante un determinado periodo de tiempo podrán reservarla en el tiempo y condiciones que se fijen en cada caso.
6. La reproducción mecánica de los documentos será posible siempre que no perjudique la conservación de los mismos, y el solicitante abonará los costos que resulten según las tasas municipales vigentes.
7. No se podrá escribir en los documentos, ni doblarlos, ni calcarlos, Tampoco se podrán sacar documentos fuera de la sala de consulta, excepto en el caso en que el personal del Ayuntamiento necesite retirarlos eventualmente porque así lo requiera el trabajo administrativo que esté desarrollando.
8. Los usuarios serán responsables de los documentos que se les entreguen para consulta mientras los utilicen, debiendo tener cuidado de la manipulación de los mismos. Los daños y pérdidas que se produzcan se deberán resarcir por el valor total del documento estropeado, así como el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen.
9. Únicamente podrá acceder a los depósitos y ficheros el personal del Archivo Municipal.
10. El derecho de consulta podrá ser retirado a toda persona que trate la documentación de forma negligente, o que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio, o que no respete la presente regulación.

Art. 11.- Consultas del personal de la Corporación

1. El personal al servicio de la corporación podrá acceder a toda la documentación depositada en el Archivo Municipal, independientemente de su carácter reservado o restringido, siempre que así lo requiera el desarrollo de su función.
2. Para consultar cualquier documentación se habrán de cumplimentar los datos correspondientes del Libro de Registro de Consultas.

Art. 12.- Préstamo

1. Los documentos del Archivo Municipal sólo podrán ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporación en los términos establecidos en los arts. 14º, 15º y 16º del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Corporaciones Locales.
2. Todos los préstamos quedarán registrados en el Libro de Registro de salida de préstamos, y deberá cumplimentarse una hoja de préstamo, según los modelos existentes en el archivo.
3. Los documentos prestados deberán devolverse al archivo en el plazo máximo de tres meses, y en perfecto estado. Sólo en casos excepcionales podrá ampliarse este plazo, previa petición razonada al archivo.
4. De todo documento original remitido a tribunales de justicia o a un organismo público se dejará fotocopia o copia autorizada en el archivo, según lo dispuesto en el art. 171º.2 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las entidades Locales.

Además de los servicios que, en su funcionamiento ordinario, el archivo presta al ayuntamiento y a los usuarios, se cuenta también con una biblioteca de historia de Marbella, Málaga y Andalucía, de consulta in situ.

Horario Atención al público:

Mañanas, de 9.00h a 14.00h

Horario de oficina:

Mañanas, de 7.30 a 16.00h

Página Web:

Archivo Histórico

Teléfonos:

952 76 11 00 (extensiones 3071 / 3072)

952 76 87 39
952 76 87 38
952 76 87 43