Los documentos recibidos serán objeto de todas las operaciones precisas para su correcta descripción e instalación en el archivo. Tales tareas dan lugar a varios tipos de instrumentos de descripción:

• Inventario topográfico
• Catálogo documental
• Guías por series
• Guía general (en proceso de elaboración).

Las tareas de organización del Archivo Municipal han dado lugar al siguiente cuadro de clasificación (se recogen sólo las secciones) (a la derecha, las fechas extremas):

Cuadro de clasificación

Fondo Municipal:

0. GOBIERNO 1561-2005
1. ADMINISTRACIÓN 1691-2010
2. SERVICIOS 1504-2011
3. HACIENDA 1577-2004
4. EMPRESAS MUNICIPALES

Otros Fondos:

Fondo fotográfico de La Tribuna 1992-2004

Selección documental:

El expurgo es la operación por la que se seleccionan los documentos, a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información pasen a formar parte del patrimonio histórico documental.

Siguiendo las Tablas de Valoración aprobadas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos (CAVD) (que fija las directrices para la conservación y eliminación de documentos, establece los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos, aprueba los formularios normalizados para los estudios de identificación y valoración y crea grupos de trabajo para la identificación y la valoración documentales), el Archivo Municipal de Marbella ha procedido a la eliminación de la siguiente documentación, tras los estudios previos de valoración e identificación:

• Mandamientos de ingreso, desde 1953-1991, conservándose como muestra un mandamiento de ingreso por año y capítulo del presupuesto.
• Mandamientos de pago, desde 1953-1991, conservándose como muestra un mandamiento de ingreso por año y capítulo del presupuesto.
• Padrón e Impuesto de Circulación de Vehículos, desde 1987 hasta 2003, conservándose como muestra diez expedientes por año.
• Infracciones, aprehensiones y decomisos de la Policía Municipal, desde 1999 a 2003, conservándose como muestra diez expedientes por año.
• Expedientes de Plusvalía, desde 1968 a 1983, conservándose como muestra cinco documentos por año.

Cumplida cierta edad desde la conclusión de su trámite (cuyo límite varía según su tipología, pero que oscila entre los tres y los diez años), las unidades documentales de los respectivos archivos de oficina de los servicios municipales se remiten al archivo de gestión; de éste, y previa selección, se transfieren al intermedio y, posteriormente (también previa selección) al archivo histórico.

En cada transferencia al archivo se adjunta, por parte de la oficina remisora, la correspondiente Hoja de Remisión de Fondos, por triplicado.